Bruiloften

The Ultimate Wedding Venue Walkthrough Checklist

Als er ooit een evenement zou zijn waarbij alles perfect moet samenkomen, dan is het wel een bruiloft. Eerlijk gezegd kan het zo overweldigend zijn, zelfs voor mensen met bescheiden evenementenplannen.

Daarom is het zo belangrijk om een ​​actielijst te hebben. Het kan een deel van de stress verlichten en het zorgt ervoor dat je geen van de essentiële details over de grote dag vergeet. Met veel toplocaties die maanden (zelfs jaren) van tevoren boeken en zoveel opties voor locaties, is het gebruik van deze essentiële checklist voor het doorlopen van locaties een eerste stap naar het vinden van de perfecte evenementenlocatie.

The Ultimate Wedding Venue Walkthrough Checklist
Het Hutton House

Beschikbaarheid

Of je nu een professionele planner bent of een doe-het-zelf verloofd stel, niets is belangrijker dan beschikbaarheid. Spijker eerst deze details van uw land vast, waaronder:

Is mijn date beschikbaar? (Als je er een in gedachten hebt)
Delen we de dag met andere bruiloften of evenementen? Zo ja, hoeveel?
Is exclusief boeking beschikbaar zodat we de plaats kunnen hebben voor alleen ons evenement?
Wat is het raam voor ons evenement, inclusief opbouw en afbouw? Hoe flexibel is ons boekingsvenster?
Is dit alleen een ceremonie locatie of kan hier ook de receptie worden gehouden?

Stijl

Of je nu je bruiloft plant sinds je jong was of pas net bent opgewarmd tot het idee van een eeuwig partnerschap, de kans is groot dat je een persoonlijk stijlprofiel hebt dat je graag in je huwelijk wilt zien. Bruiloftsthema’s variëren van kleine witte kapellen tot extravagante balzalen met marmeren pilaren. Stel deze vragen om te begrijpen hoe uw locatie kan worden afgestemd op uw smaak:

Heb je hier foto’s van huwelijken uit het verleden?
Hoe zou u de ‘stijl’ van uw locatie omschrijven?
Welke andere soorten evenementen worden hier meestal gehouden?

Professionele ondersteunings- en planningsservices

Sommige locaties zijn gewoon een fysieke ruimte. Anderen bieden ook catering- en drankdiensten, favoriete leveranciers en decor. Nog meer mensen staan ​​klaar om uw bruiloft van plan tot perfectie te brengen met een team ter plaatse dat goed thuis is in alle bruiloftdetails die u nodig heeft gedaan. Leer uw locatie kennen door deze belangrijke vragen te stellen:

Bieden jullie trouwarrangementen aan? Zo ja, komt er een planner of coördinatiedag als onderdeel van de boeking?
Welke diensten zijn inbegrepen in de planningskosten?
Is de planner aanwezig op de dag van de bruiloft? Zo niet, wie staat er klaar om eventuele problemen of vragen op te lossen?
Kunnen we de planner ontmoeten voordat we onze definitieve locatiebeslissing nemen?
Is er personeel beschikbaar voor het opzetten en afbreken?

Logistiek

Er zijn veel vragen die u waarschijnlijk heeft over uw persoonlijke huwelijksvoorkeuren. Het kan van alles zijn, van speciale gasten tot harige huisdieren. Zorg ervoor dat u van tevoren alle details van de grote dag brainstormt en gebruik ze als basis voor uw interviewvragen. Hoewel deze vragen het populairst zijn, moet u er rekening mee houden dat uw unieke stijl mogelijk ook aanvullende, gespecialiseerde vragen vereist:

Welke leveranciers zijn inbegrepen of toegestaan? Kan ik met externe leveranciers werken?
Welke audio / visuele apparatuur is bij de prijs of tegen betaling inbegrepen? Hoe wordt omgegaan met wifi, verlichting en speciale effecten?
Als we zowel de bruiloft als de receptie boeken, is er dan ruimte voor artiesten, dansen, enz.?
Hoe ziet de parking eruit? Is valet beschikbaar?
Is de locatie toegankelijk voor gasten met een andere handicap?
Welke accommodaties kunt u bieden voor mensen met hulpmiddelen?
Zijn er beperkingen voor roken, drinken, lawaai of flitsfotografie?
Welke unieke lokale verordeningen moeten we van tevoren weten (geen open containers bijvoorbeeld na 01.00 uur)?

Hoeveel toiletten zijn er beschikbaar? Zijn ze gelabeld op geslacht? Zijn er sekseneutrale of familietoiletten? Hoe zit het met babyverschoontafels?
Kunnen we onze eigen decoraties ophangen? Zo ja, welke beperkingen gelden er voor lijmen?
Zijn kaarsen toegestaan?
Kunnen huisdieren meedoen aan ons evenement?
Als het evenement buitenshuis wordt gehouden, wat gebeurt er dan bij slecht weer?

Geld doet ertoe

Bovenstaande vragen zijn niet erg belangrijk als de locatie niet in uw budget past. Voorkom verrassingen en bizarre rekeningen door de antwoorden hierop te krijgen voordat u boekt:

Hoe wordt de prijs van uw locatie verdeeld? Is het per uur, per dag of per tijdsperiode geprijsd?
Zijn er kortingen voor verschillende dagen of tijden van het jaar?
Wat is de aanbetaling? Wat zijn de voorwaarden om het terug te krijgen als u niet tevreden bent? Is er een annuleringsbeleid?
Kunnen we in termijnen betalen? Welke betalingsmethoden accepteert u?
Welke andere kosten kunnen we verwachten?
Hoe worden servicepersoneel getipt?
Is er een schoonmaakborg of extra fooi om te overwegen?

Aanvullende vragen

Dit zijn de basisvragen die u moet stellen, maar er zijn zeker nog andere elementen waarmee u rekening moet houden. Zaken als aansprakelijkheidsverzekering, ontheffingen en toestemmingen zijn ook belangrijk om naar te vragen. Kan de evenementlocatie bijvoorbeeld foto’s van uw bruiloft gebruiken in hun promotie- en marketingmateriaal? Wie is verantwoordelijk als iemand ter plaatse gewond raakt?

Als de locatie ook een hotel is, leer dan hoe boeken werkt en welke kortingen beschikbaar zijn voor uw gasten. Als u een gereduceerd kamertarief krijgt om de bruiloft daar te boeken, hoeveel gasten moeten er dan boeken? Wat is het boekingsvenster? Hoe kunnen gasten ervoor zorgen dat ze het beste tarief krijgen?

Waarom het goed doet, is belangrijk

Of u er nu voor kiest om uw evenement in een schilderachtige landelijke schuur te houden of het op te vrolijken voor een feest met een rode loper, het is essentieel om de evenementenlocatie correct te krijgen. Neem de beslissing niet lichtvaardig en vertrouw op uw keuze.

Met zoveel om naar uit te kijken, kan het frustrerend zijn om zoveel kleine details te overwegen. Als u echter de beste locatie selecteert, kunnen ze veel doen om uw last te verlichten en enkele van de meer ingewikkelde planningsitems van uw takenlijst te halen. Gebruik deze vragen als blauwdruk om een ​​locatie te vinden die op uw trouwdag met u samenwerkt en u het soort vijfsterrenservice geeft dat u verdient.

 

Geef een reactie

Back to top button